根据《普通高等学校学生管理规定》和《广东白云学院学生管理规定》，为了加强学籍管理工作，结合我院实际，保障学生权益，维护学校稳定，现对办理学生申请休学、退学工作提出以下要求：

一、申请阶段

依据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第21号）第二十三条和第二十七条之规定，学生有下列情况之一者可以申请休、退学：

1.患有严重传染病或重大疾病的学生凭县级以上人民医院诊断证明书；

2.应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队）的学生凭入伍通知书；

3.移民或出国留学的学生凭他国护照或录取文件；

4.因家庭发生重大变故，需暂中断学业。

学生因以上情况申请休、退学的，需提交本人书面申请、家长意见书及相关证明材料。学生递交休、退学申请后应当继续在校学习，按时出勤。对于未经批准离校的学生，学校严格按照学籍管理规定处理，直至开除学籍。

二、谈话阶段

1.辅导员谈话

辅导员在接收学生休、退学书面申请后，应明确要求学生在学院受理休、退学申请过程中继续坚持在校学习。同时深入、细致、耐心地与学生谈话，了解学生申请休、退学的深层次原因，对于出国留学的学生，了解其是否符合出国留学政策（可以咨询国际教育合作中心）。与申请休、退学的学生进行不少于3次深入谈话，并认真做好谈话记录。与申请休、退学的学生家长进行不少于3次的电话访谈，并认真做好电话访谈记录。

2.系学生工作副主任谈话

系学生工作副主任与申请休、退学的学生进行不少于2次深入谈话，并认真做好谈话记录。

3.系主任谈话

系主任与申请休、退学的学生进行不少于1次深入谈话，并认真做好谈话记录。

 

三、审批阶段

1、申请退（休）学学生的处理

经多次做工作仍要求休学或退学的学生，经系务会研究将处理意见及谈话记录提交学生处，经学生处处务会研究后报主管副院长审批。

主管副院长同意后，由学生处向辅导员发放《广东白云学院学生休（退）学审批表》。学生按要求填写完毕后，由辅导员报系主任、学生处、教务处签署意见。

2、应予退学学生的处理

对根据学籍管理规定应予退学的，由学生所在系提出报告，填写《广东白云学院学生休（退）学审批表》，并附有关材料，经系主任签署意见后报学生处、教务处复审。

3、报批

由学生处统一报教学主管副院长、学生主管副院长、院长、董事会（并标注退费金额）审批。

4、退费

学生退费按广东省物价局、广东省教育厅有关政策执行。

5、拟办文件

学生退学由学生处拟文，报院办发文至相关系（中心）、教务处、学生处（三份，含学生本人一份）、就业指导中心、财务处、保卫处。由学生处负责发至学生本人。

学生休学由学生处出具休学通知书至相关系（中心），财务处、教务处。

6、复学

学生休学期满前一个月，教务处通知有关系（中心），抄告学生处，由有关系（中心）通知学生本人，督促其按时返校复学。

四、离校手续

由学生处通过系（中心）通知学生持《离校登记表》和退学文件办理离校手续后，将《离校登记表》交回学生处。退学学生办理肄业证明（一年以上）者，需提前申请并交大一寸照片两张到教务处办理。

退学学生超过两周无故不办理离校手续者，学院将注销其学籍，不再出具任何证明。

流程如下：

1.学生在辅导员处办理班级资料移交手续；

2.学生携带图书证前往图书馆三楼办理图书证的注销手续；

3.学生携带胸卡与宿舍值班室教师一起验收宿舍设施并退还宿舍钥匙；

4.学生携带胸卡、学生证、身份证原件及复印件前往学生处办理档案移交手续，领取退学文件，并退还胸卡、学生证；

5.已申请国家助学贷款的学生应当到学生处办理还贷手续；

6.学生凭退学文件前往保卫处办理户籍迁移手续；

7.学生前往教务处学籍科归还校内准考证并领取退学证明；

8.学生携带IC卡前往财务处收费室办理IC卡的注销和退款工作。

五、本实施细则由学生处、教务处解释。

六、本实施细则自2010年3月29日起试行，此前相关制度同时废止。