为了规范我院行政会议管理，提高会议质量与效率，特制定本制度。 一、会议召开原则 1、高效务实。凡召开的会议应具备必要性，注重实效，主题鲜明，准备充分。会议内容必须求真务实，应把工作重点放在深入实际、深入教学、科研第一线，加强调研和督查，集中精力研究和解决实际问题上。可采取现场办公会等形式，及时协调研究解决有关问题。   2、精简节约。大力精简以学院名义召开的全院性会议数量，尽量压缩会议时间，减少与会人员。要尽量利用现代网络和通信传播工具部署工作，能合并召开的会议要尽可能统筹合并。会议要厉行勤俭节约。会场所需的材料尽量运用多媒体展示，必需用纸张的一般要双面打印。凡涉及经费开支的会议应严格按照有关制度的规定执行，严禁铺张浪费。 二、会议类型 （一）学校层面的会议 1.校长办公会 主持人：主持工作的校领导 组织单位：综合办公室 参加人员：校级正副职领导、综合办公室主任。董事会成员视会议研究内容可自行决定是否参加会议。其他列席会议人员由会议主持人根据议题需要确定。 主要内容：传达贯彻上级行政部门文件、会议和重要指示精神，研究执行董事会的决定或决议，讨论决定学院工作中的重要事项，讨论通过提请董事会审议和决定的事项，讨论通过学院行政管理规章制度，听取系、部、处的重要工作汇报并研究决定其请示的重要事项，通报和讨论学院的其他重要事项。 2.学校行政例会 主持人：主持工作的校领导或由其指定的校领导 组织单位：综合办公室 参加人员：校长办公会成员、各二级学院院长、各部主任、各职能处室主要负责人。根据需要可安排其他相关人员列席会议。 主要内容：传达贯彻上级行政部门指示精神和董事会、校长办公会的决定、决议，研究部署学院的重要工作，汇报、交流前一阶段工作完成情况和下一阶段工作计划，讨论研究需要由校行政例会协调解决的其他事项。 3.学校教学工作例会 主持人：分管教学工作的副校长 组织单位：教务处 参加人员：教务处、学生处、科研处、实验中心、评鉴中心、图书馆、教育技术中心等职能部门负责人、各二级学院分管教学的副院长、各部主任、教务员等。 主要内容：总结上一阶段教学工作、通报教学运行情况、反馈教学督导意见、公布教学检查（测评）结果、交流各系教学工作情况，安排下一阶段主要教学工作等。 4.学校学生工作例会 主持人：分管学生工作的副校长 组织单位：学生处 参加人员：学生处、教务处、就业指导中心、保卫处等职能部门负责人、各二级学院分管学生工作的领导、辅导员、实习干事等。 主要内容：总结上一阶段学生工作、通报学生管理情况、反馈部门检查意见、公布学生检查（测评）结果、交流各系学生工作情况，安排下一阶段主要工作等。 5.校专题会议 主持人：分管校领导 组织单位：会议研究内容对口的主办部门 参加人员：分管校领导、主办部门负责人、协办及相关单位负责人 主要内容：研究、协调学校的专项工作或专门问题；部署、组织实施分管校领导职责范围内的专项工作。 6.全校教职工大会 主持人：主持工作的校领导 参加人员：学校全体教职工及集团总部各部门和公司的领导与员工。 主要内容：传达学习党的路线、方针、政策和上级有关文件精神，总结学院前一阶段工作和部署下一阶段工作，表彰奖励先进，指出和批评存在问题及违纪行为，通报学院重要工作的进展情况，专题内容。 （二）二级单位层面的会议 1.二级学院院务会   主持人：二级学院院长 参加人员：各二级学院主要负责人，也可视会议内容吸收专业负责人、教研室主任和其他相关人员参加。 主要内容：贯彻落实学校相关会议精神，研究制定本系（部、中心）工作计划，部署系（部、中心）工作，讨论通过本单位的规章制度或者提交学校讨论通过的规章制度草案，通报和讨论本单位的其他事项。 2.部门协调会 主持人：综合办公室或牵头主办的职能部门负责人 组织单位：综合办公室或牵头主办的职能部门 参加人员：需要参与协调工作的相关部门或院领导指定的职能部门负责人 主要内容：部门之间为协调某一个或若干个跨部门的工作问题而召开的会议。讨论研究学院综合性工作或者涉及面广的大项工作，拟订实施方案或者向分管院领导提出参谋建议，协调在组织实施学院综合性工作或者大项工作中需要配合的事项。 3.二级学院、部教职工大会 主持人：二级学院、部主要负责人 参加人员：二级学院、部全体教职工参加 主要内容：传达学习学校有关文件和院领导的指示精神，总结本单位前一阶段工作和部署下一阶段工作，表彰奖励先进，指出和批评存在问题及违纪行为，提出整改措施，通报本单位重要工作的进展情况。 三、会议时间安排 （一）学校层面的会议 序号 会议类型 会议时间 备注 1 校长办公会 双周周二下午2：30 特殊情况下，可根据工作需要由主持工作的校领导临时提出召开。 2 学校行政例会 每月第一周周四下午2：30 3 学校教学工作例会 单周周一下午2：30 4 学校学生工作例会 双周周一下午2：30 5 校专题会议 不定期 根据工作需要，由校领导提出召开。 6 全校教职工大会 每学期开学初和期终各召开一次 特殊情况下，由主持工作的校领导提出召开。 （二）二级单位层面的会议 序号 会议类型 会议时间 备注 1 院（部）务会 每月第二周周四下午2：30 特殊情况下，可根据工作需要由单位负责人临时提出召开。 2 部门协调会 不定期 根据工作需要，由综合办公室或牵头主办的职能部门负责人提出召开。 3 二级学院（部）教职工大会 每月第四周周四下午2：30 特殊情况下，可根据工作需要由单位负责人临时提出召开。 四、会议管理 （一）会议的申报与审批 1．凡涉及全局停课、调课的会议，须经过学校主要负责人批准。 2．学校层面会议的组织单位要提前制订会议计划（含主持人、议题、议程、时间、地点、与会人员等），要在上一周周四之前报综合办公室汇总，以便统筹安排和协调院领导出席和公共会议室的使用。综合办公室在上一周周五通过办公系统发布下一周的会议安排表。 （二）会议组织和准备 1.会议通知由组织单位负责，通知应包括会议名称、内容、时间、地点、参加人员、列席人员等有关事项。对重要和复杂的议题，应准备书面材料，与会议通知一并发给与会人员，对要求与会人员发表意见或提出建议的亦应事先通知，以便事先考虑议事意见。临时性会议一般至少提前一天通知。 2.院专题会议除校分管领导出席外，一般不安排其他校领导参加。部门协调会除有必须校领导批准或协调的事项外，一般不请校领导参加。 3.会议材料的准备由会议主办单位负责，包括材料撰写、打印、装订、分发等。材料应注明讨论稿、征求意见稿、未定稿、会后收回等字样。需要校领导出席会议并讲话的，主办单位负责提供背景材料或起草讲话稿，提前送校领导审阅并负责校对稿件。 4.会场准备由会议组织单位负责，相关单位协办。会场准备包括会场预定、会标、会场座位安排、签到、会议记录、音响、多媒体、安全及消防通道等，根据会议需要确定准备事项。 5.会议安排有冲突的，要提前主动协商。一般情况下，级别低的会议让级别高的会议，专门性会议让全局性会议，计划外的会议让计划内的会议，部门的会议让系（部、中心）全局性会议，正常会议让紧急会议。协商不成的报共同的上级决定。无法兼顾的可派人代为出席，会后汇报或通报。 （三）会议的纪律与考勤 1.严格会议请假制度。会议成员应妥善安排好工作，准时参加会议，不得无故缺席。确因特殊情况不能参加的，要提前向会议主持人请假，经同意后可以不参加会议或另派他人参加。一般会后不再办理补假手续。 2.实行会议考勤制度。与会人员应适当提前到达会场，以便准时开会。开会前，会议主办部门应向主持人报告出席情况；对于重要会议，主办部门应组织签到。对无故缺席、迟到、早退的要如实记录，作为工效考核的依据之一，必要时要及时通报批评。 3.严肃会场秩序。与会人员要保持良好会场秩序，专心开会，不做与会议无关的事情；会议期间不接听电话，要关闭通讯工具或调至静音状态。 4．遵守会议纪律和保密规定。对会议决定，在正式公布前不得擅自向外透露，不准把会上的不同意见向外传播。对涉密文件、资料要妥善保管。一经发现有违纪违规行为，视情况给予批评教育直至纪律处分。 （四）会后督办与落实 1．会议的督办由会议组织单位负责。校长办公会、学校行政例会的有关精神由综合办公室督办和落实。学校教学工作例会的有关精神由教务处负责督办和落实。学校学生工作例会的有关精神由学生处负责督办和落实。校专题会议由会议研究内容对口的主办部门督办和落实。 2．会议组织单位要妥善保管会议记录，会后根据需要撰写会议纪要。会议纪要经主管领导审阅后交由综合办公室按照程序发文。会议要求会后形成的调研报告、工作方案等由会议组织单位落实。 3．会议组织单位要及时以书面或口头的形式向会议主持人反馈会议决定和决议落实的进展情况。对于会议决定和决议执行过程中出现的经过努力仍无法解决的问题或障碍要及时向有关领导汇报。 五、其它说明 1．本制度规定的会议是指日常行政管理会议，各级党组织会议、各专业委员会会议、教研会议、庆典表彰会议等按相关制度执行。 2．此前制定的相关规定与本制度有冲突的，以本制度为准。