第一章  总则

第一条 为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和工作效率，参照国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和教育部、广东省教育厅关于公文处理办法的有关规定，结合我院实际情况，制定本办法。

第二条 我院行政公文是具有行政效力和规范体式的公务文书，是学院进行行政管理的重要工具。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，并严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。

第三条 综合办公室（以下简称“综合办” ）是学院行政公文处理的主管部门，负责学院行政公文处理工作。

第二章  发文处理

第四条 我院常用公文的种类有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

第五条 公文格式力求采用标准格式（国家标准GB/T9704-1999），由综合办把关和制作，促进公文处理工作上规范，方便文件整理、编目、归档。公文用纸采用A4型（210mm×297mm）纸打印，左侧装订（印量大时可采用新闻纸）。

第六条 行文应当确有必要，注重效用。根据行政隶属关系和职权范围确定上行文、下行文和平行文。根据行文目的、发文机关的职权和与主送单位的行文关系确定公文文种。          

第七条 常用发文字号的含义是：

院字——用于学院全院性、综合性的公文，向上级机关和外单位的行文；

院教字——用于学院关于教学、科研、招生工作方面的行文；

院学字——用于学院关于学生、就业指导工作方面的行文；

院人字——用于学院关于人事管理方面的行文；

院办字——用于学院关于行政管理方面的行文。

第八条 主办职能部门或单位认为应该发文的，填写《广东白云学院发文单》（见附件），详细记载发文过程。拟稿人要签上姓名和日期；主办部门或单位负责人要核稿签字。

公文由主持全面工作的院领导签发，由分管副院长审签。发文内容涉及跨部门的，由相关分管领导会签。凡在发文单上签字的各次修改稿都必须存档，以便分清责任。

第九条 发文由主办职能部门或单位拟稿，涉及其他部门或单位职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门或单位协商并达成一致，综合性、全局性的公文由综合办拟稿。

第十条 公文由综合办统一印制。印制前，主办职能部门或单位经办人员应将核稿、会签、签发时的修改意见，融汇到文稿中，将清样和电子档一起交综合办。综合办文秘人员应当进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范，最后的修改稿电子版是否与纸质文本相符等技术性问题，不对文稿内容作修改。经复核确需要对文稿内容进行实质性修改的，应返还主办部门进行修改，并按程序复审。

复核完毕，由综合办公室负责人在核稿栏签名。

第十一条 公文印制后，经办文秘人员凭领导签发的发文单、公文清样及各次修改稿，到印章保管人员处登记盖章，然后按公文的目的和要求投送到主送、抄报、抄送单位和院领导，同时在发文签收单上做好登记，签发公文需注明发文份数及收文单位、部门。对与公文内容无关的单位和个人，一律不发，尽量控制发文范围，可发可不发的尽量不发，杜绝滥发滥送。加盖印章后的正式公文一式二份和发文单、公文清样、各次修改稿及电子文档一起在综合办留存、归档。

第十二条 充分利用学院电子信息网络，加快公文传输速度，逐步实行无纸化公文处理。不涉密、宜公开、时效性强尤其是需周知的公文，应优先选择在学院网站上发布；须签收以明确责任的，除在网上发布外，可同时发到各系（部、中心）秘书和各部门、单位内勤特定的电子邮箱内，并在公文右下方括号内注明不另发文，同时设定收到响应模式；不宜公开发布的公文，只发电子邮件，并在公文右下方括号内注明不另发文，同时设定收到响应模式；在执行时经常需要对照的公文，既发电子邮件，又发传统的纸质公文；有密级、发文范围局限的公文，只发纸质公文。

以上公文发布的形式，须在发文单上注明，由主办部门或单位经办文秘人员负责办理，并跟踪催办；各类文档除按规定报综合办存档、备案外，主办部门或单位应自留底稿与电子文档。 

第十三条 各单位秘书或者内勤必须每天登陆学院网站和打开本单位特定的电子邮箱，及时处理电子公文。

第三章  收文处理

第十四条 学院上级机关来文以及署名收件人是集团、学院或办公室的外来文件（含传真、电报、电子邮件等），均由综合办统一签收、拆封、登记、分类处理。署名集团领导或院领导亲收、亲启件，交本人拆封，如收件人认为需按程序办理的，可交综合办登记、办理。对收件人不详的来文，由综合办拆封后酌情处理。学院各职能部门直接收到或参加会议带回的上级机关文件，均应先送综合办登记，办理有关手续后再行办理，不要直接签批或横传。时间紧急的可以先办理后登记或边办理边登记，但不得遗漏登记手续。

第十五条 学院各单位需要向学院或院领导上报请示或者报告的公文，应分清主送和抄送，以便明确主批人。一般情况下，此类公文交由综合办按程序处理。

第十六条 综合办收文登记后，由经办文秘人员进行分类。凡上级机关下发或交办的公文，院内各单位经由综合办上报学院或院领导的需要办理的公文，都要填写办文单，由综合办主任提出拟办意见送院领导批示或者直接交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办单位。

第十七条 收文处理的签收、登记、分类、拟办、批办、承办等各环节，都要加快节奏，提高办文效率。前4项应在当日或者1个工作日以内完成；领导批示或圈阅也应尽快完成（需要讨论研究的重要事项或者特殊情况除外）；经办文秘人员或待批文单位应适时提醒领导。

第十八条 对于院领导批办的或者综合办交办的公文，有关部门和单位必须及时办理，不得延误、推诿。主办单位要认真负责，协办单位要积极配合。紧急公文和有办理期限要求的公文，必须在规定期限前办理完毕；无规定办理期限的，一般在一周内办完。在办文过程中，如确有困难不能按时完成，应及时向综合办申明理由，并将文件退回综合办送原阅批的院领导再批示。对于一般参阅文件，有关部门、单位自收到文件之日起，应在2个工作日内阅毕，送还综合办。

第十九条 对院领导批示的或者综合办交办的公文，由综合办负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第二十条 公文办理完毕，承办单位和人员要在办文单上如实记载办文情况和完成时间，并将公文原件与办文单一起送还综合办，并在签收簿的相应栏内签上姓名和日期，由综合办整理（立卷）、归档。