第一章  总  则

第一条  为了加强学院各类档案的综合管理，有效保护和利用档案，为教学、科研和管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合学院实际，特制订本办法。

第二条  学院档案是指建校以来，学院主要职能活动（如师生员工从事教学、科研和党政管理等各项工作活动）中直接形成、经过收集、整理、对学院和社会有利用保存价值的各种不同形式的历史记录材料，包括文字材料、图纸、图表、实验实训记录、计算材料、照片、录音带、录像带、光盘、模型、实物等。分类为：党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类、声像类、实物类、名人档案。

第三条  学院把档案工作列为办好学校的重要基础工作之一，纳入自身整体发展规划，列入议事日程，加强领导。

第二章  领导体制  机构设置

第四条  学院档案工作由主管办公室工作的院长领导，业务上受广东省档案局、广东省教育厅指导。

第五条  学院设置综合档案室，为副处级建制，隶属办公室，它既是学院档案工作的行政管理部门，又是永久保存和提供利用学院各类档案的具体业务部门。

第六条  学院综合档案室的主要职责

1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，规划学校档案工作。

2.拟定学校档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。

3.负责学校各类档案和有关资料的接收、鉴定、分类、统计和保管工作。

4.积极做好档案信息资源的开发工作和开展档案信息化建设。

5.编制档案检索工具，开展档案的开放和利用工作。

6.开展档案学术研究和交流活动，开展档案编研工作，编辑各种档案参考资料。

7.开展档案工作人员的业务培训，不断提高整体工作水平。

8.开展档案宣传工作，充分发挥档案的文化教育功能。

第七条  学院各中层单位（部门）应有一位负责人分工主管本单位（部门）的档案工作，并确定兼职档案人员。

第八条  学院各单位（部门）兼职档案人员的职责

1.在本单位（部门）领导和综合档案室的指导下，实施学院档案工作计划、规划及档案工作规章制度。

2.负责本单位（部门）形成档案材料的收集、积累、整理、立卷和归档等工作，保证归档文件材料准确完整。

3.主动接受综合档案室的业务指导，拟写档案案卷题名，编制卷内文件目录，按时向院档案室移交档案材料。

4.积极参加业务学习，不断提高档案工作管理水平。

5.负责本单位（部门）保存档案材料的管理和利用。

第三章    档案队伍建设

第九条  学院档案工作人员列入人事编制，采取专、兼职人员与临时聘请人员相结合的方式配备。

第十条  学院档案工作人员应坚持四项基本原则，爱岗敬业，认真贯彻党和国家有关政策及学院有关规章制度，严守纪律，保守机密，忠于职守，刻苦钻研档案专业知识，提高管理水平和工作能力。

第十一条  学院各级领导应为档案人员提高政治素质、业务素质和生活待遇创造条件，关心他们的工作、思想和生活。

第十二条  学院档案专业技术人员的职称和待遇，按国家有关规定执行。

第四章    经费、库房和设备

第十三条  学院档案事业所需经费，列入学院预算，保证用于保存归档文件所需的档案装具、设备费用。对于档案工作人员的培训、学术交流、奖励等给予支持。

第十四条  学院遵循方便利用、安全保管和有利发展的原则，为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。有计划地为综合档案室配置必要的设备，逐步实现档案管理现代化。

第五章     文件材料的归档、移交与接收工作

第十五条  各类档案材料的归档工作，纳入学院各项管理工作的职责范围，做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、验收和总结各项工作时，要同时布置、检查、验收和总结档案工作。

第十六条  学院实行文件材料形成部门和课题组（科研档案）立卷制度。各单位（部门）和课题组形成的文件材料，一般由立卷人按文件材料形成的规律，加以系统整理组卷，编写页号或件号，填写卷内目录，装订后向学院综合档案室移交。综合档案室负责指导立卷工作。在填写卷内目录之前，必须经综合档案室检查合格后再行填写。

第十七条  学院文件材料的归档范围

1.党群类

主要包括学院党委、工会、团委和民主党派等组织的各种会议文件、会议纪录和纪要；党群各部门的工作计划、规划、方案、汇报、总结、规则章程和统计报表；上级有关党群工作的文件材料；学院关于党群管理的文件材料等。

2.行政类

主要包括上级有关学院行政管理的综合性文件，全院性的规章制度，学院行政管理部门的工作计划、总结；学院向上级的请示、报告和批复，有关人事的相关材料等。

3.教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究、学籍管理、招生与毕业生工作等活动形成的文件材料。

4.科研类

主要包括科研管理文件、科研课题（项目）研究阶段、实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报、奖励阶段、推广应用等全过程形成的文件材料，学院主持或主办召开的学术会议产生的论文集等。

5.基建类

主要包括基建综合管理性文件材料，基建工程建设可行性研究材料、工程设计文件、工程管理文件、施工、竣工、验收文件图纸资料，基建财务、器材管理、维修等工作中形成的文件材料。

6.仪器设备类

主要包括学院设备管理工作和各种国产、进口的高、精、尖、新、稀仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节形成的不同载体文件材料，包括全套随机技术文件。

7.出版类

主要包括学院编辑出版的学报、校报，研究所、中心等编辑出版的学术刊物及学院出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

8.外事类

主要包括学院有关人员出席国际学术会议、出境考察、讲学、合作研究、进修、留学等方面的材料；学院聘请的外籍、港澳台专家、教师（含客座教师）在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予外籍学者、著名社会活动家名誉职务和招收境外留学生的有关材料；学院涉外活动、对外学术交流、友好往来有关文件材料等。

9.财会类

按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财预字[84]第85号）执行。

10.声像类

主要包括学院各项活动中直接形成的或校外单位形成的与学院有关的，有保存价值的声像载体材料，尤其是声像载体的原件，具体包括：底片、照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片和光盘等。

11.实物类

主要包括上级领导来校视察、检查、指导工作和境内外知名人士来校参观访问的题词、题字等手迹材料；境外、校内外的团体、个人和校友捐赠的纪念物品；校内各单位和个人荣获国家、省、市级各类奖品（奖状、锦旗、奖杯等）；境外友好单位颁给的荣誉证书，以及其他有保存价值的实物等。

12.名人档案

主要包括在国内外知名的，对国家建设和学院的创立及发展有重大贡献，有较大影响的专家、教授、学院主要领导或获特殊荣誉的个人在从事教学、科研、学院管理和社会活动所形成的有关材料。

13.归档的文件材料应质地优良，书绘工整，蓝黑墨水书写，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

14.案卷归档原则上按以下要求办理

（1）归档时间

序号	类别	归档时间	备注
1	党群	次年3月底前	专题会议、大型活动所形成档案材料在活动结束一个月内归档
2	行政	次年3月底前
3	教学	管理文件次年3月底前，其它材料完成一个培养周期（入学到毕业）的寒假前
4	科研	在项目完成并通过鉴定、验收后两个月内
5	基建	在项目完成并通过鉴定、验收后两个月内
6	设备	在设备验收投入使用后两个月内	引进设备为索赔期满后两个月内
7	出版	次年3月底前
8	外事	次年3月底前
9	财会	在会计年度终了后，由财务部门保管3年，第四年的3月前
10	声像	完成制作后一个月内
11	实物	活动结束后一个月内
12	名人	主要活动结束后两个月内，其它材料次年3月前

（2）档案交接手续

综合档案室接收档案时，应根据档案目录与移交人共同清点，对重要的、机密以上的案卷，要逐页清点，经查对无误，移交人填写档案移交清单一式两份，双方签字后，各存一份。

（3）个别案卷若立卷单位尚需经常查用，可在办理归档手续后，借回使用。

第二十条  学院对科研成果、教学研究成果、产品规划与试制、基建工程和精密、稀缺、贵重设备开箱等进行鉴定、验收时，必须有档案室人员参加。有关主管业务部门应会同档案室对应归档的文件材料加以审查，签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果，不予评奖。

第二十一条  凡由学院和部门与其它单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。

第二十二条  个人在其从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一的移交时间移交给本单位（部门）档案人员转交综合档案室集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。对于个人在其非职务活动中形成的重要文书材料，综合档案室可通过征集、代管等形式进行管理。对于个人向档案室捐赠档案，视珍贵程度，给予奖励。

第二十三条  综合档案室要注意向境内外征集与学院有关的有保存价值的各种档案资料。

第二十四条  离校人员在办理离校手续前，必须清还档案，没有综合档案室签字，人事部门不得为其办理离校手续。长期出国人员在出国前应及时向档案室清退档案材料。

第六章 档案的管理

第二十五条  学院各类档案都是学院的重要财富，由综合档案室集中统一管理，任何部门或个人都不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。

    第二十六条  综合档案室以便于保管、方便利用的原则，按《广东白云学院档案实体分类方案》对档案进行分类、编号和排列，并用计算机进行规范化、标准化管理和检索。并逐步开展档案信息化建设。

    第二十七条  综合档案室应研究和改进档案的保护，对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制，学院要为档案保护提供必要条件。

第二十八条  综合档案室库房应有严格的管理制度，要有防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防暴晒等设施；要有安全保密制度，定期进行安全检查，遇有特殊情况，应立即向学院主管领导报告，及时处理。

第二十九条  档案的鉴定与销毁

1.档案鉴定工作在主管院长领导下，由综合档案室与档案形成部门分管档案工作负责人，兼职档案员组成鉴定小组，负责对保管期限已满档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案登记造册，作出处理决定。

2.销毁档案应造清册，报主管档案工作的院领导批准后销毁。未经鉴定和批准，任何单位（部门）或个人不得销毁任何档案。

第三十条  学院各类档案按其价值保管期限分为永久，长期和短期三种。

1.永久：凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌的，对学院和社会当前和长远具有参考、凭证作用和研究价值的档案，列为永久保管。它主要包括两部分，一是学院制成的重要文件材料，一是上级领导部门针对学院所发的重要的文件材料。

2.长期：凡在相当长的时间内，学院需要查考利用的档案，列为长期保管。它包括学院产生形成的和上级领导部门及有关部门所发的与学院工作有关的比较重要文件材料。保管期限为16至50年。

3.短期：凡在短期内学院需要查考利用的档案，列为短期保管，其保管期限为15年以下（含15年）。

第三十一条  档案的统计

1.综合档案室应在每年终对档案的收入、移出、库存量、档案的利用等情况进行统计。

2.依照有关规定和要求，向省档案局、省教育厅办公室报送学院档案工作基本情况统计报表。

第七章  档案的利用与开放

第三十二条  综合档案室所保存的档案，主要提供学院师生员工利用，如其他单位或个人要利用档案，应持单位介绍信，经院办主任同意后，方可查阅。具体按《广东白云学院档案利用制度》执行。

第三十三条  对要求查阅、摘录、复制属于尚未解密的档案，须经综合档案室主任同意；涉及未公开的技术问题，须经科研主管部门负责人同意，必要时报请院领导审批；对重要、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用，如特殊需要，须经综合档案室主任批准。

第三十四条  学院综合档案室设立供查阅档案资料的阅文室，做好利用指导，积极开展利用工作，开展档案编研，主动提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。

第七章  考核、奖励与处罚

第三十五条  学院综合档案室建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对优秀的专、兼职档案人员和有突出服务成果、研究成果及对档案事业建设有重大贡献者，由学院给予表彰和奖励。

第三十六条  对于违反《档案法》及学院档案管理办法的行为，学院按规定予以处罚，并报省教育厅、档案局备案。

第九章  附     则

第三十七条  综合档案室根据本办法，制订档案工作的各项具体制度。

第三十八条  本办法自发布之日起施行，本办法公布前学院各种档案工作规定、办法与本办法有矛盾的，以此办法为准。